Geschäftsprozesse automatisieren – Von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung

Viele moderne Unternehmen setzen heutzutage in unterschiedlichen Bereichen auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Immerhin handelt es sich hierbei um eine praktische Vorgehensweise, die dabei hilft, die Effizienz in Unternehmen zu steigern und die Fehlerquote zu minimieren.

Vor allem im Zusammenhang mit Prozessen, wie zum Beispiel Auftragserfassung und Rechnungsstellung bietet es sich an, auf die entsprechenden Lösungen zu setzen. Es gibt jedoch noch viele weitere Gebiete, die aufzeigen, dass es definitiv sinnvoll ist, mit Hinblick auf die Möglichkeiten der Digitalisierung auch einen Blick über den Tellerrand zu wagen und diese zum Beispiel auch im Rahmen der Vermietung von Baumaschinen, Hebebühnen, Staplern, etc. einzusetzen. Hier entscheiden sich zahlreiche Unternehmen immer noch für die analoge Vorgehensweise.

Unternehmen, die in diesem Zusammenhang auf eine moderne All-in-One-Plattform wie zum Beispiel https://www.topix.de/de/ als Business Software Anbieter setzen, und mit ihr alle wichtigen Bereiche, wie unter anderem ERP, CRM und HR abdecken, sind klar im Vorteil.  

Die folgenden Abschnitte liefern einen Überblick darüber, welche Bedeutung die Automatisierung von Geschäftsprozessen mittlerweile eingenommen hat, welche Vorteile sie bietet und welche Herausforderungen mit ihr verbunden sein können.  

Was bedeutet es, Geschäftsprozesse zu automatisieren?

Wer Geschäftsprozesse automatisiert, nutzt technische Lösungen, um mit ihrer Hilfe manuelle Aufgaben zu ersetzen oder zu unterstützen.

Die Gründe, die für diese Vorgehensweise sprechen, sind vielseitig. Unternehmen profitieren unter anderem von:

• einem reduzierten Arbeitsaufwand
• einer hohen Genauigkeit
• der Möglichkeit, einzelne Arbeitsschritte schneller abwickeln zu können.

Damit die Automatisierung von Geschäftsprozessen so reibungslos wie möglich verläuft, ist es wichtig, sich für die passenden Tools zu entscheiden. Viele Hersteller legen heutzutage nicht nur Wert auf einen umfassenden Funktionsumfang, sondern auch darauf, dass sich ihre Lösungen möglichst unkompliziert in bestehende Systeme implementieren lassen.

Von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung: Diese Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren

Der Prozess von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung umfasst mehrere Schritte, die nahtlos miteinander verbunden sind und die – entweder in Teilen oder komplett – automatisiert werden können.

Wichtig ist es, dass alles im Idealfall ohne Verzögerungen abläuft und auch nach der Digitalisierung die Effizienz nicht leidet.

Typische Beispiele dafür, wie Automatisierungslösungen helfen können, den Arbeitsalltag komfortabler und wirtschaftlicher werden zu lassen sind:

• Software-Lösungen, die zum Beispiel genutzt werden, um Baumaschinen und andere Gerätschaften zu mieten
• Online Bestellformulare oder CRM-Systeme, über die Aufträge von Kunden direkt ins System übernommen werden können – komplett ohne manuellen Aufwand und dementsprechend auch auf der Grundlage kürzerer Bearbeitungszeiten
• Software, die dazu in der Lage ist, Bestelldaten rund um Kundeninformationen, Artikelnummern oder Mengenangaben automatisch zu erkennen und diese in den entsprechenden Feldern in der Auftragsverwaltung einzufügen
• Auftragsbestätigungen, die automatisch an den Kunden geschickt werden und die Kommunikation beschleunigen
• eine automatische Bestandsverwaltung und Organisation der Lieferung, auf deren Grundlage es unter anderem möglich ist, den Lagerbestand in Echtzeit zu verwalten und – falls gewünscht – bei Bedarf automatisch Bestellungen auszulösen
• automatische Versandbestätigungen, die dem Kunden genau aufzeigen, wann sein Artikel aller Voraussicht nach eintreffen wird.
• Eine Automatisierung der Rechnungsstellung, bei der die entsprechenden Dokumente direkt aus den erfassten Auftragsdaten generiert werden.

Bei dieser Auflistung handelt es sich lediglich um einige der klassischen Möglichkeiten, die aufzeigen, wie Automatisierung und Digitalisierung dabei helfen können, den Alltag in einem Unternehmen komfortabler und genauer zu machen. Es lohnt sich definitiv, sich eingehend mit der Materie auseinanderzusetzen, um am Ende eine Lösung zu finden, die optimal zum persönlichen Bedarf passt.

Automatisierung von Geschäftsprozessen: Das sind die Vorteile

Letztendlich entscheidet jedes Unternehmen für sich, welche Vorteile im Rahmen einer Automatisierung besonders überzeugend sind. Vor allem die folgenden vier Argumente gelten in der Regel jedoch als besonders aussagekräftig und veranlassen häufig dazu, über weitere Digitalisierungsmaßnahmen nachzudenken – entweder in einer einzelnen Abteilung oder im gesamten Unternehmen.

1. Mithilfe einer Automatisierung von Geschäftsprozessen ist es möglich, Zeit zu sparen. Immerhin muss für das Abarbeiten von Routineaufgaben nun kein manueller Aufwand mehr betrieben werden.
2. Automatisierte Systeme helfen dabei, Fehler zu vermeiden. So ist es möglich, genauer zu arbeiten.
3. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann sich auch auf die Kundenzufriedenheit auswirken. Denn: Eine schnellere Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen führt zu einer besseren Kundenerfahrung und zu einer höheren Zufriedenheitsquote.
4. Obwohl Automatisierungsmaßnahmen im ersten Schritt mit Investitionen verbunden sind, helfen sie im zweiten Schritt dabei, Geld zu sparen. Unter anderem auch deswegen, weil sie es ermöglichen, Ressourcen effizienter zu nutzen.

Welche Herausforderungen sind mit der Automatisierung verbunden?

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen gilt es unter anderem auch, einige Herausforderungen zu beachten. So müssen Unternehmen zum Beispiel sicherstellen, dass ihre Systeme gut integriert sind und dazu in der Lage sind, miteinander zu kommunizieren.

Und selbstverständlich müssen auch die einzelnen Mitarbeiter wissen, wie sie die Technologien im Alltag nutzen können beziehungsweise müssen. Nur, wenn genau das gewährleistet ist, ist es möglich, das Maximum aus den neuen Technologien herauszuholen.

Fazit

Wer sich als Unternehmen dazu entschließt, Geschäftsprozesse zu automatisieren, kann auf unterschiedlichen Ebenen profitieren.

Gerade die Vorteile im Zusammenhang mit den Bereichen Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit überzeugen viele Entscheidungsträger. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit verringern. Die entsprechenden Investitionen dürften sich in den allermeisten Fällen langfristig auszahlen und zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen.