Die digitale Personalakte – Ein bedeutender Schritt für das moderne Personalmanagement

Im Personalwesen spielen Daten eine zentrale Rolle. Dazu gehört vor allem das Erfassen und Verwalten von Mitarbeiterinformationen sowie der Austausch von Dokumenten. Über die Zeit sammelt sich dabei eine beträchtliche Menge an Unterlagen, die oft in Aktenordnern und Schränken lagern. Dieses System ist nicht nur unübersichtlich, sondern verschwendet auch wertvolle Ressourcen wie Papier, Platz, Zeit und Geld.

Die Einführung der digitalen Personalakte soll genau hier ansetzen. Sie ersetzt das Papierchaos durch eine klare, digitale Übersicht aller relevanten Informationen.

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie die digitale Personalakte die Arbeitsprozesse vereinfacht – von Effizienzgewinnen über verbesserten Datenschutz bis hin zu einer besseren Zugänglichkeit.

Was genau ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist das elektronische Pendant zur klassischen Papierakte. In ihr werden alle wichtigen Dokumente und Daten eines Mitarbeiters gesammelt – von den Stammdaten über Arbeitsverträge und Zeugnisse bis hin zu Beurteilungen und Weiterbildungen. Dank der Digitalisierung sind diese Informationen jederzeit schnell abrufbar, besser vor Verlust geschützt und effizienter verwaltbar. Zudem trägt die digitale Akte zur Einhaltung des Datenschutzes bei und unterstützt ein papierloses Büro.

Warum sollte man auf digitale Personalakten setzen?

Der zentrale Vorteil digitaler Personalakten liegt in der Arbeitserleichterung. Während Papierakten oft Zeit und Nerven kosten – sei es bei der Erstellung, der Pflege oder der Suche nach bestimmten Dokumenten –, bieten digitale Akten eine automatisierte, platzsparende und sicherere Alternative. Sie helfen, Prozesse zu beschleunigen und wertvollen Büroraum freizugeben, der ansonsten von Aktenschränken belegt wäre.

Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis und damit auch eine Kostensenkung bei der Bearbeitung von Personalakten
• Platzgewinn durch den Wegfall physischer Archive
• Optimierte, abteilungsübergreifende Prozesse
• Analysen und Auswertungen sind mit wenigen Klicks verfügbar
• Hohe Sicherheit dank durchdachter Zugriffskontrollen
• Einfache Verwaltung von Aufbewahrungspflichten
• Versionierung von geänderten Dokumenten

Ein Beispiel aus der Praxis

Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise seine letzten Gehaltsabrechnungen, kann er diese ohne den Umweg über die Personalabteilung direkt aus seiner digitalen Personalakte herunterladen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integrieren die Personalakte nahtlos und verknüpfen sie mit anderen Unternehmensbereichen wie der Gehaltsabrechnung, sodass Informationen schnell und unkompliziert zur Verfügung stehen.

Herausforderungen bei der Einführung digitaler Personalakten

Die Umstellung auf digitale Personalakten ist nicht ohne Hürden. Zum einen ist der Datenschutz ein entscheidendes Thema. Sensible Mitarbeiterdaten müssen auch digital bestmöglich geschützt werden. Hier kommen Verschlüsselung, sichere Datenübertragungen und klar definierte Zugriffsrechte ins Spiel, die sicherstellen, dass nur befugte Personen auf die Informationen zugreifen können.

Ein weiterer Punkt ist die Akzeptanz der neuen Technologie im Unternehmen. Oft gibt es Vorbehalte gegenüber Veränderungen, insbesondere wenn diese gewohnte Arbeitsabläufe betreffen. Um diese Ängste zu zerstreuen, ist eine gute Kommunikation über die Vorteile der Digitalisierung wichtig, ebenso wie Schulungen, die den Mitarbeitenden den Umgang mit den neuen Systemen erleichtern.

Zudem müssen rechtliche Vorgaben wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) berücksichtigt werden. Diese legen fest, wie digitale Daten vollständig, korrekt und unveränderbar zu speichern sind.

Fazit

Die digitale Personalakte bringt einen deutlichen Fortschritt in der Verwaltung von Personaldaten. Durch die Abschaffung von Papierdokumenten und die Integration in digitale Systeme wird der Arbeitsaufwand reduziert und der verfügbare Büroraum erweitert. Auch wenn es bei der Einführung Herausforderungen gibt, vor allem im Bereich Datenschutz und Compliance, überwiegen die Vorteile für effiziente und sichere Prozesse im Personalwesen deutlich. Die digitale Personalakte wird zukünftig einen unverzichtbaren Bestandteil moderner Personalmanagementsysteme bilden.

Autor: Jens Büscher ist CEO von Amagno, einem Anbieter einer Digital Workplace Lösung, die auf eigens entwickelten Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Technologien basiert.