Desk Sharing richtig einführen: So nutzen Unternehmen ihre Büroflächen effizienter

Wenn ein Teil der Schreibtische immer leer bleibt, aber die Mietkosten durchgehend hoch sind, ist es Zeit zu überlegen, ob die Arbeitsplatzbelegung nicht optimiert werden kann. Immer mehr Menschen arbeiten inzwischen zumindest teilweise im Homeoffice oder nutzen die Möglichkeiten mobiler Arbeit.

Laut den Daten des Statistischen Bundesamtes arbeiten inzwischen rund 25 % der Erwerbstätigen zumindest immer mal wieder im Homeoffice. Knapp die Hälfte derjenigen, die im Homeoffice arbeiten, verbringt mehr Zeit am heimischen Arbeitsplatz als im Büro. Das kann für Arbeitgeber ein Hebel sein, um effektiv Kosten zu sparen. Diesen muss man allerdings sinnvoll und richtig nutzen, damit es nicht zu Lasten der Belegschaft geht.

Zuerst das tatsächliche Einsparpotenzial ermitteln

Bevor Unternehmen ihre bisherigen Arbeitsplatzkonzepte verändern, sollten sie prüfen, welche wirtschaftlichen Vorteile Desk Sharing tatsächlich bringen kann. Denn weniger Schreibtische bedeuten nicht automatisch niedrigere Kosten. Entscheidend ist, ob sich durch die Umstellung Büroflächen verkleinern, anders nutzen oder bei einem zukünftigen Umzug einsparen lassen.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Potenzial: Ein Unternehmen beschäftigt 100 Büroangestellte, die aufgrund unterschiedlicher Homeoffice-Regelungen selten gleichzeitig anwesend sind. Werden statt 100 festen Arbeitsplätzen zukünftig nur noch 75 benötigt, reduziert sich der Platzbedarf für klassische Einzelarbeitsplätze um 25 Prozent.

Die tatsächlich eingesparte Gesamtfläche fällt allerdings geringer aus, da Besprechungsräume, Verkehrsflächen und Gemeinschaftsbereiche weiterhin benötigt werden. Zusätzlich entstehen möglicherweise einmalige Investitionen für neue Büromöbel, Buchungssoftware und die technische Ausstattung.

Deshalb sollte eine Wirtschaftlichkeitsrechnung neben den möglichen Miet- und Betriebskosteneinsparungen auch die Umstellungskosten berücksichtigen. Besonders attraktiv kann Desk Sharing sein, wenn ohnehin ein Umzug, eine Büroverkleinerung oder die Neuverhandlung eines Mietvertrags ansteht.

Man braucht ein klares System

Wenn man feste Arbeitsplätze abschafft und kein echtes System dahintersteckt, führt das nur zu Ärger und Frust bei den Mitarbeitenden. Wer es gewohnt ist, in seinem eigenen Büro oder in einem Großraumbüro an seinem eigenen Arbeitsplatz zu sitzen, wird sich ohne ein klares Sharing-System nicht so einfach an ein Wechselmodell für die Arbeitsplätze gewöhnen.

Ein Arbeitsplatzbuchungssystem für Unternehmen ist hier ein wichtiger erster Schritt. Ohne ein solches ist eine Umstellung auf Desk-Sharing vor allem in größeren Unternehmen kaum möglich. Vor allem, wenn zu der festen Belegschaft noch Mitarbeiter von Personaldienstleistern kommen, wird es ohne feste Arbeitsplatzbuchungen sehr unübersichtlich.

Klare Buchungsregeln verhindern Konflikte im Büroalltag

Eine geeignete Software allein reicht allerdings nicht aus. Ebenso wichtig sind verbindliche Regeln für die Nutzung der gemeinsam verfügbaren Arbeitsplätze. Denn selbst bei einer ausreichenden Anzahl an Schreibtischen können Konflikte entstehen, wenn einzelne Mitarbeiter Plätze dauerhaft reservieren, diese anschließend aber nicht nutzen.

Unternehmen sollten deshalb festlegen, wie weit im Voraus Arbeitsplätze gebucht werden dürfen und was mit nicht wahrgenommenen Reservierungen geschieht. Sinnvoll kann beispielsweise eine automatische Freigabe sein, wenn ein gebuchter Arbeitsplatz nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters bestätigt wird.

Gleichzeitig sollte es möglich sein, kurzfristig einen Arbeitsplatz zu reservieren oder eine bestehende Buchung unkompliziert zu stornieren. So bleibt das System auch für Mitarbeitende praktikabel, deren Tagesablauf sich spontan verändert.

Besondere Anforderungen sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Mitarbeitende, die aus gesundheitlichen oder ergonomischen Gründen einen speziell ausgestatteten Arbeitsplatz benötigen, müssen gegebenenfalls bevorzugt bestimmte Plätze nutzen können. Ein funktionierendes Desk-Sharing-Konzept verbindet deshalb möglichst viel Flexibilität mit klaren und nachvollziehbaren Regeln.

Die richtige Sharingquote macht den Ausschlag

Um ein solches System etablieren zu können, ist es wichtig, genau zu wissen, wie viele Mitarbeitenden zu welchen Zeiten im Büro oder im Betrieb sind und wann der Betrieb weitgehend leer ist. Dazu ist es im ersten Schritt wichtig, konkret zu erfassen, wer wie viel Zeit vor Ort verbringt.

Wenn dazu vorher keine Erfassung vorgesehen war und keine festen Homeoffice-Quoten mit dem Betriebs- oder Personalrat vereinbart sind, sollte man vor der Erfassung der entsprechenden Werte die Personalgremien mit einbeziehen und die Mitarbeiter umfassend über die anstehenden Pläne informieren. Nur so kann man von Anfang an auf die notwendige Unterstützung aus der Belegschaft hoffen.

Wenn über mehrere Wochen hinweg die entsprechenden Daten erfasst wurden und ein konkretes Bild vorliegt, kann eine Sharingquote erstellt werden. Hierbei wird festgelegt, wie viele Arbeitsplätze pro Mitarbeiter vorhanden sein müssen. Die Quote liegt in den meisten Unternehmen zwischen 0,7 und 0,8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter.

Warum die durchschnittliche Auslastung allein nicht ausreicht

Bei der Berechnung der benötigten Arbeitsplätze ist es entscheidend, nicht ausschließlich auf die durchschnittliche Büroauslastung zu schauen. Denn die Anwesenheit verteilt sich häufig ungleichmäßig über die Arbeitswoche.

Während montags und freitags möglicherweise viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten, können dienstags, mittwochs und donnerstags deutlich mehr Personen gleichzeitig im Büro sein. Eine durchschnittliche Auslastung von 60 Prozent bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, dass 60 Arbeitsplätze für 100 Beschäftigte ausreichen.

Unternehmen sollten insbesondere die Tage mit hoher Anwesenheit untersuchen und ausreichende Kapazitätsreserven einplanen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende an stark frequentierten Tagen keinen geeigneten Arbeitsplatz finden.

Eine Möglichkeit besteht darin, Büropräsenztage einzelner Abteilungen aufeinander abzustimmen. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass sich Teams weiterhin persönlich begegnen können und gemeinsame Arbeitstage nicht ausschließlich nach der verfügbaren Fläche geplant werden.

Auch saisonale Schwankungen, Projektphasen und die Anwesenheit externer Mitarbeiter sollten in die Berechnung einfließen. Eine Sharingquote ist daher keine einmalig festgelegte Größe, sondern sollte regelmäßig anhand der tatsächlichen Nutzung überprüft werden.

Woran man bei der Einführung von Desk-Sharing denken muss

Wenn dann das Desk-Sharing eingeführt werden soll, ist es wichtig, die entsprechende Software für die Buchung der Arbeitsplätze vorher implementiert und die Mitarbeiter in die Nutzung der Software eingeführt zu haben. In den meisten Fällen ist die Einführung einer solchen Buchungssoftware mitbestimmungspflichtig im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Wichtig ist auch, dazu eine Betriebsvereinbarung zu schließen, welche Daten wie lange gespeichert bleiben dürfen. Ein Punkt, den viele übersehen, der aber im Arbeitsschutz besonders wichtig ist, ist die Ergonomie an geteilten Arbeitsplätzen. Denn hier muss sichergestellt sein, dass der Kollege mit einer Körpergröße von 190 cm genauso gut arbeiten kann wie die Kollegin, die im Vergleich dazu nur 165 cm groß ist.

Höhenverstellbare Schreibtische und einstellbare Stühle sind da in der Ausstattung ein absolutes Muss.

Zusätzlich sollte man als Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre persönlichen Sachen unterbringen können. Abschließbare Rollcontainer oder Spinde für die Mitarbeitenden sind da eine gute Lösung.

Einheitliche technische Ausstattung erleichtert den Arbeitsplatzwechsel

Ein häufig unterschätzter Faktor bei der Einführung von Desk Sharing ist die technische Ausstattung. Wenn Mitarbeiter täglich an unterschiedlichen Schreibtischen arbeiten, sollte jeder Arbeitsplatz möglichst ähnliche Voraussetzungen bieten.

Dazu gehören beispielsweise ausreichend große Monitore, eine zuverlässige Internetverbindung, passende Dockingstationen und unkomplizierte Anschlussmöglichkeiten für Laptops. Besonders in Unternehmen mit unterschiedlichen Laptopmodellen oder Betriebssystemen ist es wichtig, die Kompatibilität vorab zu prüfen.

Idealerweise können Beschäftigte ihren Arbeitsplatz innerhalb weniger Minuten einrichten und unmittelbar mit der Arbeit beginnen. Müssen hingegen regelmäßig Kabel gesucht, Monitore neu konfiguriert oder technische Probleme behoben werden, geht wertvolle Arbeitszeit verloren.

Auch der Umgang mit vertraulichen Unterlagen muss geregelt sein. Ein konsequent umgesetztes Clean-Desk-Prinzip sorgt dafür, dass Arbeitsplätze nach der Nutzung aufgeräumt und sensible Dokumente sicher verwahrt werden.

Darüber hinaus sollten klare Hygienestandards gelten. Gemeinsam genutzte Schreibtische und Arbeitsmittel müssen so gepflegt werden, dass sich auch die nächste Person an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlt.

Unterschiedliche Arbeitsbereiche statt ausschließlich Schreibtische

Ein modernes Desk-Sharing-Konzept sollte nicht nur die Anzahl der Arbeitsplätze berücksichtigen, sondern auch deren unterschiedliche Nutzung. Schließlich benötigen Mitarbeitende je nach Tätigkeit ganz verschiedene Arbeitsumgebungen.

Wer konzentriert an komplexen Aufgaben arbeitet, profitiert beispielsweise von ruhigen Bereichen mit möglichst wenigen Ablenkungen. Für kreative Projektarbeit und regelmäßige Abstimmungen sind dagegen offene Teamzonen oder kleinere Besprechungsräume geeigneter.

Zusätzliche Telefonkabinen können verhindern, dass häufige Videokonferenzen und Telefonate die übrigen Beschäftigten stören. Gerade in offenen Bürolandschaften ist diese räumliche Trennung ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit.

Unternehmen können außerdem bestimmte Bereiche einzelnen Teams zuordnen, ohne innerhalb dieser Zonen feste Sitzplätze einzuführen. So bleibt die Zusammenarbeit zwischen Kollegen unkompliziert, während die Arbeitsplätze weiterhin flexibel genutzt werden.

Entscheidend ist, dass das Büro nicht lediglich aus möglichst vielen Schreibtischen auf möglichst kleiner Fläche besteht. Vielmehr sollte die vorhandene Fläche so gestaltet werden, dass sie unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützt und einen echten Mehrwert gegenüber dem Homeoffice bietet.

Eine Testphase ist wichtig

Eine solche Umstellung fühlt sich für viele Arbeitnehmer an, als würden sie bei einem neuen Unternehmen beginnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine solche Umstellung nach und nach und behutsam umzusetzen. Zu Beginn sollte es eine Testphase geben, nach der eine entsprechende Auswertung gemacht und der tatsächliche Nutzen gemessen wird.

Zum Ende dieser Phase lohnt es sich, Mitarbeitende zu befragen, welche Verbesserungsmöglichkeiten es noch gibt. So kann sichergestellt werden, dass das System am Ende dem Unternehmen Kosten einspart und die Mitarbeiterzufriedenheit bei einer gelungenen Einführung eher wächst als zurückgeht.

Den Erfolg anhand konkreter Kennzahlen überprüfen

Nach der Einführung sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob das neue Arbeitsplatzkonzept die gewünschten Ergebnisse erzielt. Hierfür eignen sich sowohl wirtschaftliche Kennzahlen als auch Rückmeldungen aus der Belegschaft.

Besonders aussagekräftig sind die tatsächliche Auslastung der Arbeitsplätze, die Anzahl nicht genutzter Reservierungen und die Häufigkeit von Tagen, an denen nahezu alle verfügbaren Schreibtische belegt sind. Auch die durchschnittlichen Flächenkosten pro Mitarbeiter können dabei helfen, die wirtschaftlichen Effekte sichtbar zu machen.

Dabei ist zwischen gebuchten und tatsächlich genutzten Arbeitsplätzen zu unterscheiden. Eine hohe Buchungsquote muss nicht bedeuten, dass die Schreibtische auch wirklich besetzt waren.

Zusätzlich sollten Unternehmen erfassen, wie zufrieden ihre Mitarbeitenden mit dem neuen Modell sind. Wenn Beschäftigte täglich viel Zeit mit der Arbeitsplatzsuche verbringen oder ihre Kollegen schlechter erreichen können, kann dies die vermeintlichen Einsparungen schnell relativieren.

Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen es, Buchungsregeln anzupassen, einzelne Bürobereiche umzugestalten oder die Zahl verfügbarer Arbeitsplätze zu verändern. Desk Sharing sollte deshalb als kontinuierlicher Optimierungsprozess verstanden werden und nicht als einmaliges Projekt, das mit der Einführung der Software abgeschlossen ist.

Fazit: Desk Sharing muss zu den Arbeitsabläufen passen

Desk Sharing kann Unternehmen dabei helfen, ihre vorhandenen Büroflächen deutlich effizienter zu nutzen und langfristig Kosten zu reduzieren. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Umstellung nicht ausschließlich aus wirtschaftlicher Perspektive betrachtet wird.

Eine realistische Sharingquote, eine einfache Arbeitsplatzbuchung, eine hochwertige Ausstattung und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung.

Letztlich geht es nicht darum, möglichst viele Schreibtische einzusparen, sondern die vorhandenen Arbeitsplätze bestmöglich zu nutzen. Wenn Unternehmen diesen Ansatz verfolgen, können sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte von einem flexibleren und besser organisierten Arbeitsumfeld profitieren.