HR in der Zeitarbeit: Darum werden digitale Prozesse immer wichtiger

Wer an das Wort „Zeitarbeit“ denkt, denkt unweigerlich auch an ein hohes Maß an Flexibilität. Immerhin haben Unternehmen hier die Möglichkeit, schnell auf Auftragsspitzen, Personalengpässe oder kurzfristige Projekte zu reagieren und ihren Personalbedarf entsprechend anzupassen. Allerdings gibt es auch hier eine andere Seite der Medaille. Was für Unternehmen, die die Dienste einer Zeitarbeitsfirma in Anspruch nehmen, zahlreiche Vorteile bietet, stellt die Personalabteilungen der Zeitarbeitsunternehmen vor besondere Herausforderungen.

Schließlich geht es nicht nur darum, Mitarbeiter zu finden und einzustellen, sondern auch darum, die verschiedenen Einsätze zu koordinieren. Vor allem im Zusammenhang mit einer größeren Zahl an Beschäftigten ist es daher umso wichtiger, sich auf eine strukturierte Organisation der HR-Prozesse verlassen zu können.

Warum ist HR in der Zeitarbeit eigentlich so anspruchsvoll?

In einem Unternehmen mit festen Beschäftigten arbeitet ein großer Teil langfristig am selben Standort und damit innerhalb vergleichsweise stabiler Strukturen. In der Zeitarbeit gestaltet sich das Ganze allerdings anders. Die Mitarbeiter sind bei einem Personaldienstleister angestellt, arbeiten jedoch dann über einen bestimmten Zeitraum in einem anderen Unternehmen.

Dieses besondere Konstrukt sorgt dafür, dass immer wieder zusätzliche Schnittstellen entstehen. Zu den wesentlichen Aufgaben der Personaldienstleister gehören unter anderem:

• die Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern und den jeweiligen Unternehmen
• die Koordination von Einsatzorten, Arbeitszeiten und Ansprechpartnern.

Für die Personalabteilung ist all das mit einem hohen Aufwand verbunden. Viele Informationen müssen zuverlässig dorthin übermittelt werden, wo sie gebraucht werden. Vor allem, wenn Daten hauptsächlich manuell übertragen oder Informationen über unterschiedliche Kanäle ausgetauscht werden, erhöht sich mit zunehmender Mitarbeiterzahl auch der organisatorische Aufwand. Kein Wunder also, dass sich viele Verantwortliche mit der Frage „Wie kann ich meine HR-Prozesse digitalisieren?“ auseinandersetzen.

Wiederkehrende Aufgaben binden Kapazitäten…

So unterschiedlich Personalabteilungen auch aufgebaut sein können. Manches ist in so gut wie jedem Unternehmen gleich. Und nicht jede Aufgabe, die im HR-Bereich anfällt, erfordert eine individuelle Entscheidung. Der typische Arbeitsalltag besteht auch hier aus wiederkehrenden administrativen Vorgängen. Typische Beispiele sind das Bereitstellen von Dokumenten, Änderungen von Mitarbeiterdaten, Freigaben oder das Beantworten von Fragen, die vergleichsweise oft gestellt werden.

An all diesen Punkten entstehen schnell Arbeitsschritte, die sich leicht vereinfachen lassen.

Moderne, digitalisierte Systeme können dabei helfen, Informationen und Prozesse an einer zentralen Stelle zusammenzuführen und die Mitarbeiter so zu entlasten.

HR-Prozesse werden in vielen Unternehmen immer digitaler

„Digitaler“ bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle bestehenden Abläufe auf einmal umgestellt werden müssten. Wer sich vorgenommen hat, entsprechend nachzubessern bzw. zu modernisieren, sollte im ersten Schritt prüfen, an welchen Stellen besonders viele manuelle oder wiederkehrende Arbeitsschritte auftauchen.

Ein absoluter Klassiker, der, gerade zu Beginn, immer wieder relevant wird: die zentrale Erfassung von Anfragen, die dann wiederum automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Ergänzend hierzu eignen sich digitale Workflows außerdem für Prozesse, bei denen bestimmte Arbeitsschritte regelmäßig in derselben Reihenfolge erfolgen.

Auch interessant: Im Zusammenhang mit der zunehmenden Digitalisierung im HR-Bereich spielen sogenannte „Self-Service-Angebote“ mittlerweile eine große Rolle. Mitarbeiter müssen bei oft gestellten Fragen dann nicht zwangsläufig jedes Mal Kontakt mit der Personalabteilung aufnehmen. Werden die entsprechenden Informationen zentral und aktuell bereitgestellt, können sich Mitarbeiter einfach selbst auf die Suche nach den passenden Antworten machen.

Digitale Prozesse helfen auch dabei, alles nachvollziehbarer zu machen

Ein weiterer Vorteil der digitalen Prozesse liegt in der Transparenz, die sie mit sich bringen. Zum Vergleich: Werden Informationen über verschiedene E-Mail-Postfächer, Dateien und Programme verteilt, fällt es oft schwer, den aktuellen Bearbeitungsstand schnell nachzuvollziehen. Wenn Prozesse hingegen zentral organisiert werden, fällt es deutlich leichter, offene Vorgänge und Zuständigkeiten zu erfassen.

Dieser Aspekt wird gerade im Zusammenhang mit Zeitarbeit relevant. Aufgrund wechselnder Einsätze und der Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen können sich Rahmenbedingungen hier schneller verändern, als es in vielen klassischen Beschäftigungsverhältnissen der Fall ist.

Achtung: Bei der Digitalisierung geht es nicht darum, jeden Prozess möglichst vollständig zu automatisieren. Stattdessen bleibt die persönliche Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil moderner Personalarbeit. Technische Lösungen können jedoch dabei helfen, die administrative Routine zu reduzieren und dafür sorgen, dass Personalverantwortliche ihre Zeit besser für die Aufgaben einsetzen können, bei denen menschlicher Austausch gefragt ist.

Ganz wichtig: Digitale Angebote müssen auch im Alltag funktionieren

Bei der Einführung digitaler HR-Lösungen ist nicht allein der Funktionsumfang entscheidend. Wichtig ist ebenso, dass die Beschäftigten die angebotenen Möglichkeiten im Alltag problemlos nutzen können. Ein unkomplizierter Zugriff auf wichtige HR-Angebote, auch von anderen Standorten aus, kann gerade in der Zeitarbeit wesentlich wichtiger sein als bei Beschäftigten, die täglich in der Unternehmenszentrale arbeiten, und dementsprechend „greifbarer“ sind.

Daher sollten Personaldienstleister bei der Auswahl und bei der Gestaltung digitaler Angebote die Perspektive ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Verständliche Benutzeroberflächen und eine einfache Bedienung können sich schnell als besondere Vorteile erweisen. Ebenso ist es wichtig, die Beschäftigten über neue digitale Möglichkeiten zu informieren und Unterstützung anzubieten. Schließlich bringt auch die beste technische Lösung wenig, wenn sie im Arbeitsalltag nicht zum Einsatz kommt.