Zeitarbeit optimal managen: Einsatzpläne, Arbeitszeiterfassung und AÜG-Anforderungen digital im Blick

Mit Zeitarbeit gleichen Unternehmen Auftragsspitzen aus, überbrücken Personalausfälle und können ihren Personalbedarf flexibel an wechselnde Auftragslagen anpassen. Gerade in Branchen mit saisonalen Schwankungen, kurzfristigen Projekten oder regelmäßig wechselndem Personal ist Arbeitnehmerüberlassung deshalb ein wichtiges Instrument der Personalplanung.

Die Flexibilität bringt allerdings einen erheblichen organisatorischen Aufwand mit sich. Unternehmen müssen Einsatzzeiten, Arbeitsstunden, Überlassungsdauer und Vergütung nachvollziehbar dokumentieren. Gleichzeitig gelten verschiedene arbeitsrechtliche Vorgaben und Fristen, die im laufenden Betrieb überwacht werden müssen.

Je größer die Zahl der eingesetzten Zeitarbeitnehmer und beteiligten Personaldienstleister wird, desto schwieriger lässt sich dieser Prozess über einzelne Excel-Tabellen, E-Mails oder manuelle Stundenzettel abbilden.

Ein strukturiertes digitales System für Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung kann deshalb nicht nur Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch helfen, Risiken bei der Arbeitnehmerüberlassung frühzeitig zu erkennen.

Diese AÜG-Fristen gelten für Entleiher

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz setzt zwei zentrale zeitliche Marken. Nach § 1 Abs. 1b AÜG darf derselbe Leiharbeitnehmer grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate beim selben Entleiher eingesetzt werden. Tarifverträge der jeweiligen Einsatzbranche können hiervon abweichende Regelungen vorsehen.

Unterbrechungen von bis zu drei Monaten unterbrechen die Berechnung grundsätzlich nicht. Erst bei einer entsprechend längeren Unterbrechung beginnt die Überlassungsdauer erneut.

Für Unternehmen bedeutet das: Entscheidend ist nicht lediglich der aktuelle Einsatzvertrag. Relevant ist die gesamte Einsatzhistorie einer Person beim jeweiligen Entleiher.

Gerade wenn Arbeitnehmer über unterschiedliche Projekte, Standorte oder Personaldienstleister eingesetzt werden, können manuelle Übersichten schnell unübersichtlich werden.

Eine digitale Einsatzverwaltung sollte deshalb unter anderem folgende Informationen zentral speichern:

• Beginn des ersten Einsatzes
• einzelne Einsatzzeiträume
• Unterbrechungen zwischen Einsätzen
• zuständiger Personaldienstleister
• Einsatzbetrieb und Einsatzort
• anwendbare tarifvertragliche Regelungen
• bisherige Überlassungsdauer

Idealerweise informiert das System die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch, wenn sich eine Person relevanten Fristen nähert.

Equal Pay rechtzeitig berücksichtigen

Neben der Überlassungshöchstdauer spielt der Gleichstellungsgrundsatz eine zentrale Rolle. Nach § 8 AÜG besteht grundsätzlich spätestens nach neun Monaten ein Anspruch auf Equal Pay. Branchenzuschlagstarifverträge können hiervon unter bestimmten Voraussetzungen abweichende Regelungen vorsehen.

Für die operative Personalplanung bedeutet das, dass sich die wirtschaftlichen Bedingungen eines Einsatzes während einer längeren Überlassung verändern können.

Die Einsatzdauer sollte deshalb nicht ausschließlich unter Compliance-Gesichtspunkten betrachtet werden. Sie ist gleichzeitig ein relevanter Faktor für Kostenplanung und Personalcontrolling.

Unternehmen sollten beispielsweise frühzeitig erkennen können:

• welche Arbeitnehmer sich der Equal-Pay-Grenze nähern,
• welche Einsätze voraussichtlich länger fortgeführt werden,
• welche tarifvertraglichen Regelungen gelten,
• ob alternative Personalplanungen notwendig werden.

Aus einer einfachen Personalliste wird damit zunehmend ein Steuerungsinstrument für Personal, Einkauf und Fachabteilungen.

Warum Excel bei größeren Einsatzvolumen an Grenzen stößt

Viele Betriebe pflegen diese Daten noch in Tabellen. Das funktioniert bei wenigen Einsätzen. Bei wechselnden Teams und mehreren Verleihern entstehen schnell Lücken. Eine Optimierung von HR Management beginnt deshalb bei der Frage, ob Einsatzdaten zentral vorliegen und sich jederzeit prüfen lassen.

Gerade bei einer größeren Anzahl von Zeitarbeitnehmern steigt der Verwaltungsaufwand schnell an. Einsatzbeginn, Einsatzdauer, Arbeitszeiten, Kostenstellen und zuständige Personaldienstleister müssen regelmäßig aktualisiert und miteinander abgeglichen werden. Werden diese Informationen in mehreren Tabellen oder Dateien geführt, entstehen leicht unterschiedliche Datenstände.

Zusätzliche Schwierigkeiten ergeben sich, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten. Einzelne Informationen werden möglicherweise doppelt gepflegt, Änderungen nicht übernommen oder ältere Dateiversionen weiterverwendet. Auch die Einsatzhistorie eines Zeitarbeitnehmers lässt sich dann unter Umständen nicht mehr unmittelbar nachvollziehen.

Typische Probleme bei einer rein tabellenbasierten Verwaltung sind:

• unterschiedliche oder veraltete Dateiversionen
• fehlende oder unvollständige Einsatzhistorien
• manuelle Übertragung von Arbeitszeiten
• doppelte Datensätze
• fehlende automatische Warnungen vor wichtigen Fristen
• hoher Aufwand bei der Rechnungs- und Stundenprüfung
• eingeschränkte Nachvollziehbarkeit nachträglicher Änderungen

Besonders problematisch wird es, wenn Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Abrechnung in voneinander getrennten Systemen stattfinden. Dann befinden sich geplante Arbeitszeiten beispielsweise in einer Tabelle, tatsächlich geleistete Stunden in einem Zeiterfassungssystem und die abgerechneten Stunden ausschließlich auf der Rechnung des Personaldienstleisters.

Eine zentrale digitale Datenbasis reduziert diese Medienbrüche. Einsatzinformationen müssen nicht mehrfach gepflegt werden und können von den jeweils zuständigen Mitarbeitern für Planung, Kontrolle und Abrechnung genutzt werden. Gleichzeitig lassen sich relevante Fristen oder fehlende Informationen automatisiert erkennen.

Je größer die Zahl der eingesetzten Zeitarbeitnehmer, Einsatzorte und Personaldienstleister wird, desto stärker zahlt sich deshalb eine zentrale und strukturierte Verwaltung aus.

Arbeitszeit erfassen und dokumentieren

Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die tägliche Arbeitszeit nach § 3 ArbZG grundsätzlich auf acht Stunden. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, wenn innerhalb des vorgesehenen Ausgleichszeitraums durchschnittlich acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen bestimmte über die reguläre Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeiten dokumentiert und die entsprechenden Nachweise aufbewahrt werden.

Die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung gehen inzwischen darüber hinaus. Auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 folgte der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Danach müssen Arbeitgeber ein System bereitstellen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Eine bestimmte technische Lösung ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben.

In der Praxis sollte die Arbeitszeiterfassung jedoch möglichst einfach und zuverlässig funktionieren. Je komplizierter der Prozess für Arbeitnehmer oder Einsatzverantwortliche ist, desto größer wird die Gefahr nachträglicher Korrekturen und unvollständiger Daten.

Arbeitszeiten direkt mit Einsätzen verknüpfen

Für Zeitarbeit ist es besonders sinnvoll, Arbeitszeiten nicht isoliert zu speichern, sondern direkt dem jeweiligen Einsatz zuzuordnen.

Ein Datensatz könnte beispielsweise enthalten:

• Arbeitnehmer
• Personaldienstleister
• Kunde oder Einsatzbetrieb
• Einsatzort
• Kostenstelle
• geplante Arbeitszeit
• tatsächlicher Arbeitsbeginn
• tatsächliches Arbeitsende
• Pausenzeiten
• geleistete Arbeitsstunden
• eventuelle Überstunden
• zuständige Führungskraft

Damit entsteht aus der reinen Zeiterfassung gleichzeitig eine verlässliche Datengrundlage für Controlling und Abrechnung.

Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeitszeit werden unmittelbar sichtbar.

Verantwortlichkeiten zwischen Verleiher und Entleiher

Bei Arbeitnehmerüberlassung sind mehrere Parteien in den Prozess eingebunden. Der Personaldienstleister bleibt Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers, während der Entleiher die Arbeitsleistung im eigenen Betrieb organisiert.

Nach § 11 Abs. 6 AÜG gelten die öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorschriften auch für Leiharbeitnehmer im Einsatzbetrieb.

Der Entleiher organisiert in der Praxis beispielsweise Einsatzzeiten, Schichten, Pausen und den konkreten Arbeitsplatz. Dadurch entstehen auch auf Seiten des Einsatzunternehmens Dokumentations- und Kontrollanforderungen.

Eine klare Rollenverteilung ist deshalb entscheidend.

Intern sollte beispielsweise eindeutig geregelt sein:

• Wer darf neue Einsätze anlegen?
• Wer genehmigt Arbeitszeiten?
• Wer darf bereits erfasste Zeiten korrigieren?
• Wer überwacht AÜG-Fristen?
• Wer prüft Rechnungen der Personaldienstleister?
• Wer ist Ansprechpartner bei Abweichungen?

Je klarer diese Prozesse definiert sind, desto geringer ist das Risiko, dass notwendige Prüfungen zwischen Personalabteilung, Einkauf und Fachabteilung liegen bleiben.

Stundennachweise systematisch prüfen

Ein besonders wichtiger Prozessschritt ist die Abstimmung zwischen tatsächlich geleisteter Arbeitszeit und späterer Abrechnung.

In vielen Unternehmen werden Rechnungen noch anhand manueller Stundenzettel kontrolliert. Das verursacht insbesondere bei vielen Arbeitnehmern erheblichen Aufwand.

Besser ist ein dreistufiger digitaler Prozess:

1. Der Einsatz wird mit geplanter Arbeitszeit angelegt.
2. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit wird erfasst und bestätigt.
3. Die Rechnung des Personaldienstleisters wird gegen die bestätigten Stunden geprüft.

Damit entsteht ein klarer Prüfpfad.

Weichen abgerechnete und bestätigte Stunden voneinander ab, kann die entsprechende Position gezielt überprüft werden, anstatt komplette Rechnungen manuell mit einzelnen Stundenzetteln vergleichen zu müssen.

Änderungen nachvollziehbar dokumentieren

Arbeitszeitdaten sind gleichzeitig abrechnungsrelevante Daten. Nachträgliche Änderungen sollten deshalb nachvollziehbar bleiben.

Ein digitales System sollte idealerweise dokumentieren:

• welcher Nutzer eine Änderung vorgenommen hat,
• wann die Änderung erfolgt ist,
• welcher Wert zuvor gespeichert war,
• welcher neue Wert eingetragen wurde,
• gegebenenfalls aus welchem Grund die Änderung vorgenommen wurde.

Damit entsteht ein sogenannter Audit Trail.

Dieser kann insbesondere bei internen Prüfungen, Auseinandersetzungen über Arbeitszeiten oder späteren Betriebsprüfungen hilfreich sein.

Kennzahlen für die Steuerung von Zeitarbeit

Aus den gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen lassen sich verschiedene Kennzahlen ableiten.

Besonders relevant sind:

• Überlassungsdauer je Arbeitnehmer
• Warnschwellen vor Equal Pay und Überlassungshöchstdauer
• Anzahl aktiver Zeitarbeitnehmer
• Anzahl eingesetzter Personaldienstleister
• Zeitarbeitsstunden je Abteilung
• Anteil der Zeitarbeitsstunden an den gesamten Arbeitsstunden
• Überstunden je Einsatzkraft
• durchschnittliche Einsatzdauer
• Kosten je geleisteter Stunde
• Kosten je Personaldienstleister
• Kranken- und Ausfallquote
• Übernahmequote nach Einsatzende

Solche Kennzahlen ermöglichen es Unternehmen, Zeitarbeit nicht lediglich administrativ zu verwalten, sondern aktiv zu steuern.

So kann beispielsweise sichtbar werden, dass einzelne Abteilungen dauerhaft einen ungewöhnlich hohen Anteil an Zeitarbeit einsetzen oder dass bestimmte Personaldienstleister regelmäßig höhere Abweichungen zwischen geplanten und abgerechneten Stunden aufweisen.

Kostenstellen direkt am Einsatz hinterlegen

Auch die kaufmännische Zuordnung sollte möglichst früh im Prozess erfolgen.

Die Kostenstelle erst bei Eingang einer Rechnung festzulegen, verursacht zusätzlichen Verwaltungsaufwand und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Stattdessen sollte bereits beim Anlegen eines Einsatzes festgelegt werden, welchem Bereich die entstehenden Kosten zugeordnet werden.

Je nach Unternehmen können zusätzlich hinterlegt werden:

• Projekt
• Standort
• Abteilung
• Auftrag
• Kostenstelle
• Budget
• verantwortliche Führungskraft

Damit können Personalkosten später automatisiert ausgewertet und auf die entsprechenden Unternehmensbereiche verteilt werden.

Schnittstellen reduzieren manuelle Übertragungen

Ein häufiger Schwachpunkt in der Verwaltung von Zeitarbeit sind getrennte Systeme.

Beispielsweise erfolgt die Einsatzplanung in einer Anwendung, die Zeiterfassung in einer zweiten Software und die Rechnungsverarbeitung im ERP- oder Buchhaltungssystem.

Sind diese Systeme nicht miteinander verbunden, müssen Daten regelmäßig manuell übertragen werden.

Dadurch entstehen typische Risiken:

• Übertragungsfehler
• doppelte Datensätze
• unterschiedliche Datenstände
• verspätete Aktualisierungen
• zusätzlicher Personalaufwand

Bei der Auswahl einer digitalen Lösung sollte deshalb nicht nur darauf geachtet werden, welche Funktionen unmittelbar vorhanden sind.

Ebenso wichtig ist die Frage, welche Schnittstellen zu bestehenden HR-, ERP-, Buchhaltungs- oder Zeiterfassungssystemen angeboten werden.

Berechtigungen klar definieren

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Daten.

Ein strukturiertes Rollen- und Berechtigungskonzept sollte deshalb Bestandteil jeder digitalen Lösung sein.

Beispielsweise könnten unterschiedliche Rollen eingerichtet werden:

Personalabteilung

Verwaltung von Arbeitnehmern, Einsatzzeiträumen und AÜG-Fristen.

Fachabteilung

Planung von Schichten und Bestätigung tatsächlich geleisteter Arbeitszeiten.

Einkauf

Verwaltung von Personaldienstleistern und Konditionen.

Buchhaltung

Prüfung freigegebener Stunden und Rechnungen.

Management

Zugriff auf Kennzahlen und aggregierte Auswertungen.

Dadurch lassen sich Verantwortlichkeiten klar voneinander trennen und sensible Informationen gezielt schützen.

Automatische Warnungen statt manueller Fristenkontrolle

Ein wesentlicher Vorteil digitaler Systeme besteht darin, dass Fristen nicht mehr ausschließlich manuell überwacht werden müssen.

Das System kann beispielsweise automatische Hinweise auslösen, wenn:

• sich ein Arbeitnehmer einer relevanten Einsatzdauer nähert,
• ein Einsatzvertrag ausläuft,
• Arbeitszeiten noch nicht bestätigt wurden,
• ungewöhnlich hohe Überstunden entstehen,
• Stundennachweise fehlen,
• abgerechnete Stunden von bestätigten Zeiten abweichen.

Dabei ist es sinnvoll, Warnungen nicht erst am eigentlichen Stichtag auszulösen.

Mehrere Eskalationsstufen geben Verantwortlichen genügend Zeit, organisatorisch zu reagieren.

Datenqualität entscheidet über den Nutzen des Systems

Auch die beste Software kann nur mit den vorhandenen Daten arbeiten.

Deshalb sollten Unternehmen zunächst definieren, welche Informationen zwingend vollständig gepflegt werden müssen.

Besonders wichtig sind:

• eindeutige Personalstammdaten,
• vollständige Einsatzhistorien,
• korrekte Start- und Enddaten,
• eindeutige Zuordnung zu Entleiher und Personaldienstleister,
• gültige Kostenstellen,
• nachvollziehbare Arbeitszeitdaten.

Gerade bei einer Umstellung von manuellen Tabellen auf ein zentrales System sollte die Datenmigration sorgfältig vorbereitet werden.

Bestehende Datensätze sollten zunächst bereinigt, Dubletten entfernt und fehlende Informationen ergänzt werden.

Digitale Prozesse erleichtern Audits und Prüfungen

Ein weiterer Vorteil zentraler Daten besteht darin, dass Informationen bei internen oder externen Prüfungen schneller bereitgestellt werden können.

Statt Unterlagen aus verschiedenen E-Mail-Postfächern, Tabellen und Personalakten zusammenzutragen, können relevante Einsatzinformationen direkt aus einem System abgerufen werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Einsatzhistorien
• Arbeitszeitnachweise
• Freigaben
• Änderungen
• Kostenstellen
• Personaldienstleister
• Einsatzzeiträume

Je sauberer die Datenstruktur aufgebaut ist, desto geringer fällt der Aufwand bei späteren Prüfungen aus.

Nächste Schritte im Betrieb

Für Unternehmen, die ihre Zeitarbeitsprozesse verbessern möchten, empfiehlt sich zunächst eine Bestandsaufnahme.

Dazu sollte eine vollständige Liste aller laufenden Überlassungen erstellt werden.

Mindestens enthalten sein sollten:

• Name des Arbeitnehmers
• Personaldienstleister
• Einsatzbeginn
• bisherige Einsatzdauer
• Unterbrechungen
• anwendbare tarifvertragliche Regelungen
• Einsatzbereich
• Kostenstelle

Anschließend sollte geprüft werden, wie Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Rechnungsprüfung derzeit miteinander verbunden sind.

Typische Schwachstellen finden sich insbesondere in drei Bereichen:

1. fehlende automatische Warnungen vor relevanten Fristen,
2. getrennte Datenquellen für Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung,
3. manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen.

Wer diese Punkte zuerst adressiert, kann einen großen Teil des administrativen Aufwands reduzieren.

Fazit

Zeitarbeit ermöglicht Unternehmen eine hohe personelle Flexibilität, bringt gleichzeitig aber erhebliche Anforderungen an Planung, Dokumentation und Kontrolle mit sich.

Je mehr Zeitarbeitnehmer, Einsatzorte und Personaldienstleister beteiligt sind, desto schwieriger wird es, relevante Fristen und Arbeitszeiten ausschließlich über Tabellen oder manuelle Prozesse zuverlässig zu verwalten.

Eine zentrale digitale Lösung verbindet deshalb idealerweise Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Fristenüberwachung, Kostenstellen und Rechnungsprüfung miteinander.

Das Ziel besteht nicht darin, lediglich bestehende Papier- oder Excel-Prozesse zu digitalisieren. Entscheidend ist vielmehr, Informationen einmal strukturiert zu erfassen und anschließend für mehrere Prozesse zu nutzen.

Unternehmen schaffen damit eine bessere Datengrundlage, reduzieren manuelle Prüfungen und erhalten gleichzeitig einen aktuellen Überblick über ihre Zeitarbeitseinsätze.

Bei Unsicherheiten zur konkreten rechtlichen Auslegung einzelner Vorschriften oder tarifvertraglicher Sonderregelungen sollte zusätzlich arbeitsrechtlicher Rat eingeholt werden.